オフィスに出社することの意味、オフィスの在り方が大きく見直されている昨今、固定席ではないフリーアドレスが浸透してきています。
しかし、ただ席を自由にするだけでは意味がなく、かえって仕事が進めづらくなってしまった・・・という事態を招く危険性もあります。
せっかくフリーアドレスを導入するのであれば、その効果を最大化していきたいところです。
そこで今回は、フリーアドレス化のメリット・デメリットや向き不向きから実現のポイントまで解説してまいります！ぜひご覧ください。

オフィスのフリーアドレス化とは？気になるメリット・デメリットは？

席を固定しないフリーアドレスが増加

フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を設けず自由に動きながら好きな席で働くワークスタイルのことです。
働き方改革のひとつにテレワークの推進があり、働く場所の選択肢が増えることで、社員の人数分の座席を確保するという従来のスタイルからフリーアドレスへ変える動きが活発になっています。さらに、コロナ禍の影響でテレワークへの移行が加速し、オフィス内でもソーシャルディスタンスの確保が必要になっていることもあり、フリーアドレスを導入する企業が増え続けています。
また、以前は自席の固定電話・デスクトップパソコン・たくさんの紙の書類を手元に揃えてデスクワークをするのが当たり前でしたが、現在では無線LANが整備され、携帯電話やノートパソコンはもちろん、様々なモバイルツールが普及し、紙の書類のデジタル化が進み、物理的にフリーアドレス化が容易になったことも増加の大きな理由です。

フリーアドレスのメリット

【メリット1】自然に生まれる社内コミュニケーション
その日の席によって近くで接するメンバーが変わるため、それまでは交流のなかったメンバーともコミュニケーションが生まれやすくなります。コミュニケーションが促進されることで、新たなアイデアやコラボレーションにつながる機会が増えてメリット大です。

【メリット2】最適な環境を選んでパフォーマンス向上
1人で集中したい、カジュアルにミーティングしたい、しっかりと話し合いたい、オンライン会議がしたい、リラックスしたい・・・その時々の状況に合わせ、最も働きやすい環境を選んで業務を進められるので、パフォーマンスが向上します。

【メリット3】人数変更に柔軟に対応できてレイアウト変更要らず
特定の席が決まっていないため、組織変更やプロジェクトメンバーの増減に柔軟に対応でき、レイアウト変更も不要。業務推進のスピード感が格段にアップします。

【メリット4】美しいオフィスの維持
固定席のときと違って自身の書類や荷物を置いたままにできないので、従来のオフィスでありがちだったデスクまわりの散らかりがなくなります。常に片付いている状態の美しいオフィスを保てます。

フリーアドレスのデメリット

【デメリット1】チームの一体感を保ちにくい
同じ部署やプロジェクトのメンバーがバラバラで座り、物理的に離れる場面が増えるので、チームとしての一体感を保ちにくいという課題もあります。

【デメリット2】工夫しなければ管理が難しい
誰がどこにいるか把握しづらくなるので、コミュニケーションがスムーズにいかず、報連相も難しくなり、管理面での難易度がアップします。

【デメリット3】システム導入の初期費用が発生
従来のオフィスのレイアウトを大きく変えることになるため、場合によっては工事費などが発生します。また、モバイルワーク化が必要になるので、モバイルツールの準備やシステム導入で費用がかかります。

向いているパターンと向いていないパターン

【向いている例1】打ち合わせ・外出が多い企画職や営業職

打ち合わせや外出が多い業種・部署はフリーアドレスに適しています。ノートパソコン・タブレットでも仕事を進めやすい企画職や営業職は特に向いていると言えます。

【向いている例2】ペーパーレス化・IT化が進んでいる組織

固定電話やデスクトップパソコンを使う必要がなく、すでにペーパーレス化・IT化が進んでいる組織の場合は、フリーアドレス化が行いやすくて向いています。

【向いていない例1】機密情報を取り扱う業種・部署

機密情報や個人情報を頻繁に取り扱うなど、非常に高いセキュリティレベルが求められる業種・部署の場合は、安定した管理ができる固定席の方が適しています。

【向いていない例2】在席率が高い事務職や総務職

固定電話での電話対応が多く、紙の資料を扱うことも多い事務職や総務職は、固定の席の方が効率よく働きやすいです。

ついに導入！フリーアドレス実現のポイント

1.社内での理解が必須

初めてのフリーアドレスの場合、固定の席がなくなることへの不安感は生じてくるので、きちんと目的・メリットを伝えて、具体的な運用方法も早めに社内共有しておきましょう。
事前に社員アンケートを実施し、働き方やオフィス環境に対する要望・課題などをヒアリングすることもおすすめです。

2.運用ルールを明確にしておく

フリーアドレスを最大限に活かすため、社員の不安・不満を解消するためにも、事前に運用ルールを明確にしておきます。例えば「前日と同じ席は使用しない」「ルーレットで席を選ぶ」「退勤時はデスクに何も残さない」など、細かくしっかり決めておくことが大切です。

3.快適な通信環境の整備

フリーアドレス化する場合、無線LANやWi-Fi環境の整備が非常に重要です。快適なインターネット環境がなければ働きづらくストレスになるので、あらかじめ進めておきます。

4.チーム・部署ごとのエリア分けも検討

全体をフリーアドレス化するのではなく、チーム・部署ごとでエリアを決め、その固定エリアの中で自由に席を選ぶというスタイル（グループアドレス）もあります。フリーアドレスのメリットとともに、チーム・部署での一体感も保てるのでおすすめです。

5.感染拡大防止・除菌ルールの徹底

ソーシャルディスタンスの確保やパーティションの設置はもちろん、感染者が出た場合に濃厚接触者を素早く特定できるようにしておくことも重要です。日ごとの座席位置を把握・記録できるシステムを導入するなど、対策を徹底しましょう。
また、各座席に除菌シートやスプレーを設置し、使用後は各自で除菌するというルールも必要です。

6.個人用ロッカーの設置

席を移動する際の荷物を減らすため、デスクに何も残らない状態で退勤しやすくするため、個人用ロッカーの設置もポイントです。
また、ロッカーにネームプレートを入れることで帰属意識を高めることもできます。

（全体のまとめ）
働き方やオフィスの在り方の変化とともに、フリーアドレスが浸透してきています。
パフォーマンスの向上やコミュニケーションの促進などメリットが大きいフリーアドレスですが、考慮しておくべき注意点もあるため、慎重に丁寧に進めていくことが大切です。効果的なフリーアドレス化で、社員と企業の成長につなげていきましょう。